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红头文件是我国党政各级机关以及企事业单位实现上情下达的正式渠道，协调和维持着各级行政机关的正常运转。目前，制作红头文件的方式主要有两种：零星的行文或公函，用印有红头的纸张打印或复印；如果是小批量的发文，就要使用小胶印机印刷，然后再盖章。这两种传统的红头文件制作方式弊端正日益显现：前者因为是手工操作，出错机率大；后者则工序繁琐，增加了许多中间周转环节，速度慢、易丢失、保密性不高，为工作人员带来诸多困扰。
电子公文系统的出现解决了以上难题。电子公文系统通过密码管理，生成加密的带有红头和印章的电子文件，再通过计算机网络发往指定的收文方。收文方收到电子文件后，通过密码管理系统进行解密，再用彩色打印机打印出有效的纸质红头文件。
红头文件作为传达国家政策信息的载体，对打印机速度、品质和稳定性等方面都有极高的要求，因此彩色激光打印机打印成为了最通常的选择。然而对于区县级机构而言，其机构分布广泛，数量庞大，而且打印量相对来说较小，所以彩色激光打印机的价格虽然已经很低，但是，面对区县级分支机构这样庞大的数字，仍显成本略高，影响了电子公文系统这一先进的红头文件制作工作的实施。打印成本低并且快捷的商用彩色喷墨打印机，无疑是最具优势的一个选择。HP Officejet Pro K550 dtn彩色喷墨打印机集纳了惠普在打印机领域的众多优势，在以上各方面的表现均显著突出，成为各区县级分支机构红头文件打印的首选机型。
红头文件一般要做长期保存，打印件的耐久性是必须要考虑的因素；K550使用HP Vivera墨水的专用配方，独特的防褪色能力，能够实现红头文件长期保存后依然保持最初的完美品质。
K550的购买价格约为入门彩色激光打印机的2/3左右，总体使用成本更低，独特的耗材设计，甚至比使用激光打印机更加节省。对于红头文件而言，红色和黑色是使用最多的两种颜色，但是目前市场上多数喷墨打印机是采用黑色和彩色两套墨盒，这就意味着红色一旦用完，即使青和黄两种颜色还有很多，也要更换整个彩色墨盒。而K550的墨盒采用的4色分离设计，每种颜色都是一个高容量的独立墨盒，用完一种只需更换这种颜色的墨盒，大大节省了耗材成本，操作也很方便。此外，K550还采用了创新的墨盒和打印头分离技术，拥有永久性的打印头，不必随着墨盒使用完毕就一起被拋弃，导致耗材价格偏高以及浪费资源，更省成本。
K550可以说是目前速度最快的桌上型彩色打印机，它的打印速度相比中低价位的彩色激光打印机，甚至有超越之势。它的打印速度之所以这样快，还得益于采用了HP独创的SPT全维打印引擎技术。K550增加了打印头的宽度，比一般打印机宽约3∼4倍，可同时打印更多的行数，这样打印头在纸张上移动的次数就越少，相应地就提高了打印速度。另外，这款产品还增加了打印头上喷嘴的数目，以获得更高的打印质量和完成更大型的打印工作。最后，K550还增加了每个打印头单位时间内喷出的墨水量，SPT技术能确保每个打印头每秒喷射出36000滴墨水，提供更丰富的色域。与其它众多的彩色喷墨打印机相比，K550的高速打印无疑是一个巨大的突破，这使得政府办公的效率得到大幅提高，而且7500页的彩色月打印负荷，让人尽可放心它的品质实力。
政府上传下达的红头文件按照惯例，均要求双面打印；而且考虑到政府部门不可能在产品维护方面花费大量人力、物力，所以这款配置了dtn辅件的K550具有更大的应用价值：其中的“d”是指自动双面打印单元，可节省50%的纸张，在节约型社会的推进过程中，政府以身作则，带头节约用纸，具有很好的示范效应；“n”则是指网络打印服务器，包括成熟的HP WebJet Admin 8.0软件，及时监控打印机的使用状态和健康情况，在电子政务日益完善的过程中，打印环境的网络管理控制具有更现实的意义，政府可以轻松、主动地管理打印资源。再配合以HP享誉业界的“金牌”服务，对于节省工作成本、提高工作效率都是有相当有帮助的。
HP Officejet Pro K550 dtn彩色喷墨打印机自推向市场以来，仅仅数月时间就已获得了良好的市场反馈，有些政府单位一次就购买200台，在各个下属单位统一采用，充分显示了这款新产品所蕴涵的市场潜力。其实，不仅是政府，在教育、医疗和制造业等类似的使用环境中，成本低、高速以及双面打印、网络应用等特点，使得K550同样具有显著的、大规模应用的优势。正如这款产品的独特定位——“商用彩喷”，精准地契合了当前和未来一段时间用户对于小规模彩色打印的需求，使更多用户享受到更加个性化、更易于管理、更加丰富多彩的完美打印体验。
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